Production documentaire
Preparer un template
Le template est votre garantie de mise en forme. C est lui qui impose la charte, pas la plateforme. Bien le preparer conditionne tout le rendu final.
Importer un modele
Depuis Templates, importez un fichier .docx. La structure et les styles sont analyses a l import : styles de titre, style de corps, styles de tableau, page de garde, en-tetes et pieds de page.
Deux facons de remplir un document
Le mode zones
Votre fichier contient des marqueurs de la forme {{nom_de_zone}}. Seul le texte de ces marqueurs est remplace. Tout le reste du document, y compris la mise en page autour, demeure strictement identique.
C est le mode a privilegier pour les documents tres contraints : courriers officiels, formulaires, bordereaux, dossiers reglementaires ou chaque paragraphe est impose.
Le mode style
La plateforme releve les styles de votre document puis regenere le corps en les reappliquant. La page de garde et les habillages sont conserves, mais le contenu est entierement reecrit selon le plan valide.
C est le mode a utiliser pour les documents longs et argumentaires : offres techniques, rapports, notes de cadrage.
Le style ne bouge jamais
Dans les deux modes, la plateforme n ecrit que du texte. Elle ne modifie ni les polices, ni les styles de paragraphe, ni les proprietes de mise en forme de votre fichier.
Ce qui fait un bon template
- Des styles nommes et utilises. Un document dont les titres sont mis en forme a la main, sans style, ne permet pas de reconstruire une hierarchie propre.
- Une table des matieres representative. Elle sert de reference lors de la proposition de plan : les titres du template sont mis en regard des sections proposees.
- Des marqueurs explicites en mode zones. Preferez
{{objet}}a{{z1}}: les libelles apparaissent tels quels dans le formulaire de saisie. - Un exemplaire realiste. Un template rempli d un vrai document passe donne de meilleurs resultats qu une coquille vide, car l analyse dispose d exemples de ton et de longueur.
La bibliotheque
Tous les modeles importes sont regroupes dans la bibliotheque, avec leur type, leur proprietaire, leur date d import et leur espace de travail. Les templates Excel utilises par le module d offre financiere y figurent aussi.
Versionnez vos modeles
Nommez vos fichiers avec une version ou une date. Un document deja genere garde la trace du template employe : retrouver la bonne version evite les ecarts inexplicables entre deux productions.